Akademik Veri Yönetim Sistemi
2018 International Conference on Quality in Higher Education, İstanbul, Türkiye, 5 - 07 Aralık 2018, ss.331
Üniversitelerin temel hizmet alanları olan eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme ve toplumsal hizmet başlıklarında stratejik hedeflerine ulaşabilmesi, bu hizmetleri istenen kalite düzeyinde sunabilmesi için kısıtlı olan insan, mali, fiziksel ve bilgi kaynaklarını etkin ve verimli kullanımının önemi giderek daha fazla artmaktadır. Kurum kaynaklarının kurum vizyonuna erişecek şekilde doğru yönde ve eşgüdüm halinde seferber edilebilmesi için stratejik hedeflerin alt birimlere uygun bir şekilde konuşlandırılması gereklidir. Bununla birlikte hedeflere yönelik faaliyetlerin ve performans göstergelerinin izlenmesi ve değerlendirilmesi kalite güvencesinin önemli adımlarını oluşturmaktadır. Bu çalışmada, Orta Doğu Teknik Üniversitesinin 2018-2022 Stratejik Plan döneminde izlenen yaklaşım üzerinden örneklenerek, üniversite amaç, hedef ve stratejilerinin geliştirilmesi, ilgili birimlere konuşlandırılması, uygulamanın izlenmesi ve değerlendirilmesi için mekanizmalar ve altyapı önerileri sunulmaktadır. Örnek uygulamada Hoshin Kanri yaklaşımının, yazılım altyapısı ile desteklendiğinde birimlerin kendi faaliyetlerini üniversite stratejileri ile uyumlu şekilde belirlemelerini sağlanabileceği görülmüştür. Bir başka deyişle üniversite stratejileri ile ilgili sorumluluklar, ilgili birimler arasında yetkinlik ve kaynaklara erişimdeki farklılıklar da gözönünde bulundurularak pay edilebilmiştir. Üniversite düzeyinde oluşturulan hedef kartlarına benzer bir şekilde birimlerin de hedef kartları oluşturmaları sağlanmıştır. Planlanan faaliyetler ile ilgili gerçekleşmeler bilişim altyapı desteğiyle benzer bir biçimde yönetime raporlanmıştır. Kurumun çeşitli hizmet alanlarında ve onları destekleyen kaynaklara yönelik olarak sağlamakla yükümlü olduğu kalite güvence sistemi yine aynıyaklaşım benimsenerek stratejik plan izleme ve değerlendirme süreçleriyle birleştirilmiş, verilerin kaynaklarından otomatik olarak alınmasını sağlayacak veri yönetim sistemlerinin kurulması tamamlanmıştır. Bu sayede birimler arasında iletişimin yalın ve zahmetsiz bir şekilde sürdürülmesi sağlanabilmiştir. Hoshin Kanri yaklaşımının birim faaliyetlerinin üniversite planına uyumunu sağlama, birimler arasında performans karşılaştırma ve örnek uygulamaların aktarımı gibi yönlerden de faydalı sonuçları olduğu anlaşılmıştır. Üniversite yönetiminin her kademesi bu şekilde stratejik hedeflerine ne düzeyde erişebildiğini izleyebilmekte, iyileştirici ve sürdürücü önlemeleri belirleyebilmektedir. Bu uygulamadan yola çıkarak bilişim altyapı destekli Hoshin Kanri yaklaşımı, üniversitelerin stratejik yönetimi ve kalite güvencesi için uygun ve etkili bir yaklaşım olarak önerilmektedir.